Diez razones por las que un gestor de residuos debe usar un software integral de gestión
Diez razones por las que un gestor de residuos debe usar un software integral de gestión (ERP) especializado y por qué éste ha de ser un software como servicio disponible online, un software SaaS:
1.- Evita sanciones. El día a día de un gestor de residuos implica lidiar con múltiples y complejos procesos administrativos en los que un despiste no malintencionado puede acarrear consecuencias nada deseables. El uso de un software específico que garantice el estar realizando una gestión conforme a la normativa vigente y que nos acompañe asistiéndonos con recordatorios y avisos para tener al día la documentación de nuestros centros, de la flota, seguros del personal, etc. nos mantiene protegidos y seguros.
2.- Ahorra tiempo y dinero. Un estudio presentado en la Universidade da Coruña demostró que el tramitar automáticamente (mediante un software específico) documentación ambiental versus una tramitación convencional, supone un ahorro de entre 9 y 13 euros por documento, así como un ahorro en tiempo y recursos más que considerable, evitando además duplicidad de trabajos y esquivando posibles errores .
3.- Incrementa las ventas y hace crecer el negocio del gestor de residuos. Un ERP específico para gestores de residuos aumenta las ventas debido a la sinergia producida entre distintos factores. Por una parte, ahorramos tiempo en realizar gestiones administrativas, tiempo que se puede invertir en optimizar nuestro negocio en distintas áreas. Además, se dispone de un CRM comercial para un seguimiento óptimo tanto de potenciales como de ya clientes. Se facilita la captación de nuevos clientes, una atención de calidad para los clientes existentes y la fidelización de éstos, pudiéndoles aportar como elemento diferenciador respecto a la competencia, por ejemplo, compartir con los clientes-proveedores documentación mediante una extranet del ERP.
4.- Alberga de forma segura todos nuestros documentos e información. Un ERP puede funcionar como gestor documental, manteniendo a buen recaudo todos los documentos que adjuntemos en los distintos apartados del software. No ha de tratarse de un contenedor pasivo, sino que mediante avisos y notificaciones debe ayudarnos de forma sencilla a llevar una gestión documental óptima. Una certificación ISO 27001 es un magnífico indicativo de que un ERP cuenta con todas las garantías en cuanto a la seguridad de la información.
5.- No implica grandes inversiones y se puede pagar mes a mes. En el uso de Software como Servicio (SaaS) no es necesario implementar hardware con el consiguiente ahorro para el cliente, sino que al estar el software alojado en los servidores del fabricante, el gestor de residuos puede abonar una cuota mensual sin permanencia de ningún tipo. Es la filosofía de los fabricantes de software que buscan “fidelización por calidad” no por “cautividad” de grandes inversiones iniciales.
6.- Sencillez de uso, usabilidad y manejo intuitivo. Cierto es que los ERPs suelen ir precedidos de una fama de “espesor” y “densidad” que no anima a los nuevos usuarios a sumergirse en el mundo de los sistemas de gestión integrales, pero por fortuna, aquellos que conocen el sector de los residuos y saben de su complejidad, buscan desarrollar para el gestor de residuos herramientas ágiles , muy intuitivas y con interfaces amigables para que, en muchas ocasiones literalmente, con dos clicks generemos certificados, extraigamos informes u obtengamos una hoja para regularización de inventario.
7.- Disponibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana, desde cualquier parte del globo. Con un software cloud sólo precisamos de nuestra clave de usuario y contraseña junto con un equipo conectado a internet. Tanto desde PC, tablet o móvil; si estamos en la oficina o estamos realizando una ruta de recogida, tanto si nuestro perfil es comercial y debemos visitar a varios potenciales clientes... Podremos gestionar nuestro almacén, generar albaranes, realizar presupuestos…sin estar atados a una ubicación geográfica concreta o a un equipo informático determinado.
8.- Optimiza el proceso de toma de decisiones. El disponer de múltiples informes tanto ambientales, sobre almacén, informes de personal, comerciales, etc. nos permite de forma ágil y rápida tener una visión exacta del estado de nuestra empresa y poder extraer parámetros de lo que precisemos. Apostemos por un ERP que (sin que a nosotros nos suponga ningún esfuerzo añadido, sino al contrario, ahorrándonos tiempo y preocupaciones) mida, analice y nos ayude a mejorar.
9.- Mejora la comunicación interna, así como el control y la trazabilidad. Los distintos departamentos, desde almacén a facturación, desde el departamento comercial al de recursos humanos, sacarán partido de una herramienta específica para la gestión de residuos. Además el concepto tan en auge de la trazabilidad, sobre todo en nuestro sector, tiene cabida de forma efectiva con un ERP especializado.
10.- Aporta tranquilidad. Por estar realizando los trámites administrativos y de control que la norma nos exige, por optimizar tiempos y recursos, por tener un asistente hecho software que nos mantiene alerta de todas las tareas a realizar, por tener al alcance de apenas unos clicks todos los informes que precisamos o que nos requieran, porque con nuestra gestión diaria nuestro ERP recopila todos los datos necesarios para la Memoria Anual…. por eso y mucho más, un ERP específico para gestores de residuos aporta tranquilidad.
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