Con las medidas de prevención sanitarias derivadas del coronavirus, en los últimos meses la tecnología ha sido crucial para compartir información y mantener la actividad en muchas empresas españolas. Con el paso del tiempo la persistencia de estas medidas ha impulsado la digitalización de muchas tareas administrativas, eliminando la manipulación de documentos en papel. 

En el sector residuos, a esto se suma la necesidad de adaptarse a una nueva normativa de traslados que favorece la tramitación telemática. En este contexto, hacemos un repaso a las diversas herramientas empleadas en la gestión de documentación de traslados, para analizar su nivel de adaptación a esta nueva realidad.

1.- Plataformas online de las Comunidades Autónomas:

En la actualidad cada Comunidad Autónoma ofrece sus propias herramientas, con funcionamientos y formas de acceso diferentes. Aunque puede usarse desde cualquier ubicación con conexión a internet, no es una solución completa para la gestión documental de residuos.

2.- Hojas de cálculo:

Las hojas de cálculo como Excel permiten crear fórmulas y plantillas, automatizan parcialmente las tareas diarias de gestión y pueden compartirse  a través de Dropbox, weTransfer o servicios de alojamiento de archivos similares. Facilitan el trabajo en equipo, pero sus funciones son muy limitadas. 

Frente a Excel, si empleas hojas de cálculo de Google Sheets podrás editarlas y colaborar con miembros de tu equipo directamente. Aunque esta herramienta te puede resultar útil, no soluciona toda tu gestión documental de residuos. 

3.- Software de empresa, accesible mediante VPN:

La VPN (Virtual Private Network) es una red privada virtual. Se trata de un sistema al que acuden muchas organizaciones para teletrabajar porque ofrece acceso remoto y seguro a las redes de las empresas.  Existen VPN gratuitas pero en algunos casos no ofrecen un servicio efectivo. 

Este tipo de soluciones requieren de configuraciones muy específicas de los sistemas de comunicación en la sede de la empresa. Además, si tienes cualquier problema en las instalaciones de la oficina - como por ejemplo un fallo eléctrico, de conectividad, en algún servidor o en los ordenadores de los usuarios-,  el  servicio no estará disponible y posiblemente un técnico tendrá que desplazarse hasta tus instalaciones.

Esta solución es también propensa a problemas de seguridad motivados por configuraciones incorrectas, por acceso físico a las oficinas o por acceso a través de conexiones inalámbricas. 

4.- Software en la nube:

Desde hace años existen plataformas digitales que agilizan la gestión de residuos y que no necesitan instalación. Puedes acceder a ellas a través del navegador web, con tu un usuario y contraseña y, más allá de crear plantillas, como harías en una hoja de  Excel, te permiten una tramitación directa de la documentación de traslado de residuos con las comunidades autónomas españolas.  Al elegir este tipo de herramientas, es importante asegurarse de que ofrecen soporte especializado y  están al día con la normativa de residuos porque así podrás ahorrarte sobrecostes administrativos en poco tiempo.

5.- Aplicaciones móviles para conductores:

Gracias a la tecnología también se puede mejorar la coordinación entre  los conductores de los centros gestores de residuos (o el equipo de almacén) con el personal de oficina. Pongamos un ejemplo para que veas cómo se eliminan barreras físicas a través de una aplicación móvil:

1. El personal administrativo de un centro gestor de residuos se conecta, desde cualquier lugar, a una plataforma online de gestión de residuos y asigna una recogida de residuos a un vehículo.
2. El conductor/a consulta en su móvil qué tipo de residuos tiene que recoger y dónde. 
3. A continuación se dirige al almacén de recogida, carga la mercancía en el camión y, a través de una app móvil, cubre los datos necesarios y recaba la firma.
4. Por último, el conductor/a envía la información al personal administrativo a través de la plataforma online. 

Como ves, es una operación sencilla que reduce el uso de papel y acorta todo el proceso de gestión documental.  

Un claro ejemplo de este tipo de tecnología es la App Teixo Logística. Se trata de un complemento del software de gestión de residuos Teixo, desarrollado por TEIMAS, y en este vídeo puedes ver cómo funciona:

Sí, existen herramientas específicas para el sector residuos

Existen tecnologías "en la nube" para el sector residuos que ofrecen una buena relación calidad-precio y soporte especializado. Estas soluciones digitales facilitan las tareas diarias de los  gestores, agentes y negociantes de residuos, mejoran la gestión del tiempo y pueden emplearse a distancia, sin instalación previa, permitiéndonos afrontar la gestión documental con mayor eficacia y seguridad.